Virtuelle Persönliche Assistentin (VPA)

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Herzlich willkommen auf meiner Seite und zu meinem ersten Blog

In diesem Artikel schreibe ich über das Thema, das für mich sozusagen “Neuland” ist, in dem ich mich aber schon seit Jahren “zu Hause” fühle: die “Virtuelle Persönliche Assistentin (VPA) “.

Ich wünsche Ihnen nun viel Spaß beim Lesen und freue mich über Anregungen und Kommentare Ihrerseits.

Herzlichst,

Ihre Marion Trummer

 

VPA-new-foundingWarum ich Virtuelle Persönliche Assistentin (VPA) wurde.

Es gibt eine Vielzahl an Antworten. Gerne möchte ich meinen persönlichen Beweggrund mit Ihnen teilen.

“Virtuelle Persönliche Assistentin zu sein, gibt mir den Spielraum, ortsunabhängig, bei freier Zeiteinteilung, international, mit verschiedenen Menschen, an abwechslungsreichen Themen, mit unterschiedlichen Tools zu arbeiten.

Kontinuierliches Lernen, Entwicklung und die Erweiterung meines Netzwerkes sprechen ebenfalls dafür. Kurze Entscheidungswege erlauben mir außerdem schnell zu reagieren und mich auf neue Situationen einzustellen.”

VPA-preparationVorbereitung

Nach einer sehr arbeitsintensiven Vorbereitungszeit, vollgepackt mit Behördengängen, der Vorauswahl meines Service-Angebots und der Erstellung meiner Homepage, kann es endlich losgehen.

Endlich deswegen, da sich die Webseitenerstellung wahnsinnig zeitintensiv und umfangreich gestaltete.

Über die Auswahl des Domänenanbieters, Webhost, Webseitenanbieter, bis hin zum Layout, Aufteilung, Einteilung, Verteilung, Schriftart, Text schreiben, wieder umschreiben, rausnehmen, reinsetzen, übersetzen, zu viel, zu wenig, zu groß, zu klein, usw. ist dieses Thema, bis auf Weiteres, erledigt.

Jedoch macht es auch jede Menge Spaß, neues Terrain zu betreten und Erfahrungen zu sammeln. Man wächst mit seinen Aufgaben.

Die grundsätzliche Programmierung übernahm ein erfahrener Profi und ich hatte ebenfalls Unterstützung beim Lektorat.

An dieser Stelle, ein herzliches DANKESCHÖN an alle, die mich in meinem Vorhaben als VPA zu arbeiten, unterstützten und mich darin bestärkten. Euer kostbarer Zeiteinsatz, mit all den wertvollen Hinweisen, zahlt sich aus. Für den Inhalt bin ich selbst verantwortlich.

LiebeR LeserIN, wie Sie sehen, erlaube ich mir unbedingt professionelle Unterstützung.

Ab sofort stehe ich Ihnen als VPA Freelancer zur Verfügung und freue mich sehr auf spannende Projekte und natürlich ganz besonders auf “Sie”.

 

VPA-choicesWelche Themen bietet man Kunden als VPA?

Als ich zur Themenauswahl schritt, ging ich, nach “Checkliste”, wie folgt vor:

  1. Erstellen einer Liste der Aufgaben und Arbeitsbereiche, in denen ich bereits Berufserfahrung habe. Ein aktueller Lebenslauf ist dabei sehr hilfreich.
  2. Selektion der Tätigkeiten, die ich “online” als VPA ausführen und umsetzen kann.
  3. Recherche der Bereiche, bei denen verstärkt Bedarf und hohe Nachfrage besteht.
  4. Selektion der Arbeiten, die ich de-facto sehr gerne mache.

Sind Sie neugierig geworden? Mein Angebot finden Sie in unter Service.

 

tool-kitDer VPA – Werkzeugkasten

Ich wähle bewusst das Wort Werkzeugkasten, denn für meinen Geschmack passt der Begriff ganz gut. Für eine VPA ist der Werkzeugkasten in jedem Fall der Computer oder Laptop, das Internet mit seiner Spielwiese und obenauf liegt das “SMART”phone.  Fertig… fürs Erste.

In den verschiedenen Werkzeugfächern befinden sich nun unter anderem Programme wie: MS-Office, Slack, Trello, Jira, Doodle, Zoom, WebEx und auf jeden Fall zu erwähnen, Fachliteratur in Form von e-books, die gerne mal als Vorlage dienen.

Die oben genannten Programme sind lediglich eine kleine Auswahl der Vielzahl an Programmen im Netz. Da ist sicherlich für jeden etwas dabei.

 

work-in-progressDie Umsetzung

Es wurden an mich vermehrt die Fragen herangetragen: “Wie machen Sie das? Wie kann ich mir das vorstellen? Wie setzen Sie um?” 

Das erkläre ich Ihnen gerne anhand eines Beispiels aus meiner letzten Tätigkeit als Vorstandsassistentin, im nächsten Abschnitt VPA, ein Arbeitsmarkt mit Zukunft”, welches dieser Tätigkeit, in meinem Fall, sehr nahekommt.

Wie oben in: “Welche Themen bietet man Kunden als VPA?” bereits erwähnt, sollte es sich natürlich um solche Tätigkeiten handeln, die als VPA per Telefon, Email oder mit entsprechenden IT-Programmen umgesetzt werden können.

Klicken Sie einfach mal in meine Bereiche: Büroorganisation, Personalwesen, oder Projektassistenz. Anhand der Themenwahl wird es etwas plakativer und ist somit plausibler zu verstehen.

Nachdem der Klient entschieden hat, in welchen Themen er Unterstützung benötigt, wird ein Telefontermin, besser noch, eine Videokonferenz anberaumt. In diesem Gespräch geht es darum den Ablauf, die Tools und die Rahmenbedingen zu besprechen. Natürlich hat dies bei einer Videokonferenz den Charme, dass man die Person, mit der man kooperieren möchte, “virtuell” und dennoch persönlich kennenlernt. Dies schafft, in jeder Hinsicht, eine gute Grundlage und baut Vertrauen auf.

Ist man sich nun einig, dass eine Zusammenarbeit entstehen soll, ist der nächste Schritt die Auftragserteilung. Über alle auftragsrelevanten Daten, wird von mir, als VPA, eine Zusammenfassung erstellt und der Kunde erhält die schriftliche Auftragsbestätigung und den Vertrag per Email.

Nach Prüfung, und eventuellen Anpassungen erfolgt die Gegenzeichnung des Kunden und es kann begonnen werden.

 

VPA-AIVPA, ein Arbeitsmarkt mit Zukunft?

Über digitale Medien mit der Welt verbunden zu sein, ist für mich schon sehr lange Usus. Genau genommen bin ich schon sehr lange VPA.

Mein letzter Vorgesetzter, ein Vorstandsmitglied, bereiste aufgrund seiner Verantwortlichkeiten den gesamten Globus. Somit waren wir oftmals zwei bis drei Wochen nur über Tools wie Videokonferenz, Emails, What’s App, SMS und Telefon zu den verschiedensten Tages- und Nachtzeiten verbunden und standen somit im permanenten Informationsaustausch. Seine Arbeitsanweisungen konnte ich trotz räumlicher Distanz, digital umsetzen. Dies erfordert allerdings eine sehr gute Kommunikationsbasis.

Gerne gebe ich ein Beispiel aus dem Tagesgeschäft: Sein Email-Posteingang wurde von mir vor-selektiert und Aufgaben, die ich eigenverantwortlich übernehmen und lösen konnte, erledigte ich. Mit einem Kommentar in der Email: “DONE” oder “IN PROCESS” informierte ich ihn über den aktuellen Stand. Ein “TO DO” war für seine Bearbeitung bestimmt. Somit war ein ständiger Informationsfluss gewährleistet und er wusste, ich nehme mich der Dinge an. Details folgten in einem persönlichen Telefonat oder via Videokonferenz.

Ähnlich bei Reiseplänen. Diese wurden aufgrund Änderungen sehr oft aktualisiert und angepasst. Teilweise waren zeitzonenübergreifend Teilnehmer involviert. Sehr flexibel und “papierlos” änderte ich seinen Kalender, immer mit einem Hinweis an ihn und betreffende Personen, was ich veränderte. Stellen Sie sich dieses Szenario in Papierform vor. Dem ist schwer beizukommen. Email und Neue Medien sei Dank.

Bleibt festzuhalten: Für mich sind “Neue” Medien nicht mehr ganz neu und schon sehr lange gängige Helfer und vertraute Arbeitsmittel. Ich sehe also VPA durchaus als einen Arbeitsmarkt mit Zukunft.

 

VPA-happy peopleAbschlussgedanke

…zum Arbeitsmarkt der Zukunft, neuen Medien, Diversity und dem Netzdschungel

Meiner Meinung nach gibt es, mehr denn je, Bedarf an verschiedensten Spezialisten, Sparten und VPA’s im World Wide Web. Ich lerne täglich dazu, von Anderen im Netz, Freunden, Fremden und im täglichen Leben, denn Menschen sind individuell, vielfältig und einzigartig auf ihre Art und Weise.

Firmen lagern immer mehr Arbeitsbereiche aus, um sich auf das operative Geschäft zu konzentrieren.

Abschließend bleibt mir zu sagen, dass es mit Sicherheit, für diejenigen, die gerne online arbeiten möchten, keine Berührungsängste mit Neuen Medien haben und für ständigen Wandel offen sind, eine Nische gibt.

Nur Mut!

Bis zum nächsten Mal.

Ihre, Marion Trummer

 

Service

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